多地區交換組織
有許多地區發現聯合舉辦青少年交換活動有很多益處,可以精簡行政責任並減少參與地區的負擔。每個多地區組織運作方式有所不同,有些會替學生安排訓練與講習、處理申請表格與簽證的書面作業、協調集體購買機票與保險、在特定的地區宣傳本計畫等。


地區總監
地區總監負責監督與控制青少年交換計畫,且應該熟知青少年交換活動規章與地區認證要求。地區總監應履行以下職責:
◎指派地區青少年交換主委
◎監督青少年交換委員會委員的指派。建議總監在任何時刻均不可替換百分之五十的青少年交換委員,以確保委員會的持續發展。建議總監可將總監當選人或提名人納入青少年交換委員會,如此便可更熟悉本計畫。
◎支持並監督扶輪社與地區計畫,確保青少年交換活動能順利進行。
◎問題發生時解決問題,並出面代表扶輪社或地區主委與對方地區聯絡。


地區青少年交換主委與委員會
地區主委在地區內協調與宣導青少年交換活動,並與國際扶輪、地區總監及各社聯繫。主委指派地區委員會委員時須與地區總監商討,並為每位委員指派詳細責任。委員會規模大小要根據地區YEP活動 規模而定,委員會並應有一人負責鼓勵殘障人士參與交換。
若地區尚未指派青少年保護委員,則委員會應有一人負責維護青少年交換活動的青少年保護政策與程序,該成員應具有青少年保護、社工、法務或相關領域的經驗。

扶輪社
青少年交換計畫在地區總監的監督之下在地區層級執行,需仰賴扶輪社、社友與其家庭和社區各方的參與,為派遣與接待學生打造有效的支持體系。所有社友均被鼓勵參與青少年交換活動,擔任扶輪社青少年交換委員、接待家長或扶輪顧問者更須努力投入。

每個參與社皆須負起以下責任:
◎與地區委員會協調青少年交換活動,確保遵守RI與地區的政策
◎參與地區青少年交換講習與訓練
◎建立扶輪社對學生的期望
◎確保學生參加必要的集會,如講習或地區年會
◎獲得學生的回饋以修正計畫
◎通知地區青少年交換主委任何學生的問題或關注事項

社長、扶輪社青少年交換委員會與主委共同承擔的責任如下:
◎社長指派青少年交換主委,該主委最好應有青少年交換的服務經驗。社長也監督扶輪社委員會委員的篩選,並支持扶輪社裡的各種青少年交換活動。
◎扶輪社的青少年交換主委規畫、執行與支援所有有關派遣與接待長期與短期學生的各項活動。
◎扶輪社青少年交換委員會,須依據主委指示提供援助。委員會的大小與範圍根據扶輪社的大小與參與計畫的程度而有所不同。

扶輪顧問
擔任學生、扶輪社、接待家庭與社區整體的聯絡橋樑。扶輪顧問在成功推行青少年交換計畫裡扮演了至關重要的角色。顧問擔任學生的主要扶輪聯繫,在該年度透過個人聯繫,協助學生融入該國與社區的過渡期。
顧問應喜歡從事青少年服務的事務,在交換期間若有任何問題發生,也應準備好為學生挺身而出。學生的接待家庭成員不可以擔任顧問。此外,可以的話,服務某位學生時,扶輪顧問也不應為該學生相關志工的親密好友或親戚(如學校校長或接待家庭)。

顧問有以下額外的責任:
◎在學生出發或抵達前建立聯繫,說明扶輪社與地區的期望,維繫並記錄固定的聯繫(至少每月一次)
◎輔導學生有關選擇班級、交友與參與活動等事務
◎協助學生融入文化與學習語言
◎與社區及學生就讀的學校合作,確保學生參與正面的活動與社區生活
◎告知學生有關侵犯及騷擾的預防,提供友善及支持的氣氛,讓學生得以自在的願意討論任何問題
◎在任何事件中擔任學生的發言人

扶輪顧問應接受訓練,以回應在交換期間可能發生的問題,包括侵犯及騷擾的訴願。所有的交換計畫裡,應指派顧問給每位接待與派遣學生。派遣顧問協助學生準備出國交換,並在學生出國期間維持固定聯繫。

RYE國際扶輪3462地區-聯絡資訊

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